Weryfikacja rachunków odpowiada pod starym adresem do 1 grudnia. Potem przelewy wyjdą bez sprawdzenia

Stary adres API wykazu podatników VAT, wl-api.mf.gov.pl, będzie obsługiwany do 1 grudnia 2026 r. Produkcyjny adres to od 15 października https://wykazpodatnikowvat.mf.gov.pl/api/. Jeśli rachunki dostawców sprawdza skrypt w arkuszu albo wtyczka w systemie księgowym, po tej dacie przestanie dostawać odpowiedź. Problem nie polega na tym, że coś wyświetli błąd. Polega na tym, że paczka przelewów wyjdzie dalej: przelew blokuje odpowiedź „NIE”, a nie brak odpowiedzi.

Jedna faktura na 28 400 zł brutto, zapłacona na rachunek spoza wykazu i niezgłoszona, to 4 387 zł podatku dochodowego przy stawce 19 proc. i do 5 311 zł VAT, za który nabywca odpowiada solidarnie z dostawcą. Razem 9 698 zł na jednym przelewie. Poniżej rachunek dla całej miesięcznej paczki i trzy tryby sprawdzenia do wyboru.

Co przestaje odpowiadać 1 grudnia i czym to zastąpić?

Krajowa Administracja Skarbowa prowadzi dwa interfejsy do wykazu. Starszy, opisany w specyfikacji, która 5 listopada 2026 r. doszła do wersji 1.6.2 (poprzednia 1.6.1 była z 12 października), ma dwie metody: search zwraca dane podmiotów, check odpowiada TAK albo NIE na pytanie, czy konkretny rachunek jest przypisany do konkretnego NIP w konkretnym dniu. Nowszy, WL2, ma wyższe limity.

Do przestawienia są trzy rzeczy, wszystkie po stronie firmy, nie urzędu: adres bazowy w skrypcie lub w konfiguracji programu księgowego, obsługa sytuacji „brak odpowiedzi” oraz miejsce, w którym ląduje dowód sprawdzenia. Pierwsza to podmiana jednego ciągu znaków. Druga wymaga decyzji: czy brak odpowiedzi ma wstrzymać przelew, czy go przepuścić. Trzecia decyduje o tym, czym firma będzie się bronić za dwa lata, kiedy nikt nie będzie pamiętał tego przelewu.

Ile faktur w miesiącu naprawdę wymaga sprawdzenia: 263 czy 41?

Przykład liczbowy dla firmy usługowej na 34 osoby, z rejestrem zakupu na 263 faktury kosztowe miesięcznie. Obowiązek zapłaty na rachunek z wykazu dotyczy transakcji między przedsiębiorcami o wartości przekraczającej 15 000 zł, więc nie wszystkie 263 pozycje są w grze. W tym rejestrze próg przekracza 41 faktur: abonamenty licencyjne, podwykonawcy, najem, leasing, ubezpieczenia grupowe i dwie faktury za sprzęt.

Te 41 pozycji daje 1 164 400 zł brutto, czyli średnio 28 400 zł na fakturę. Reszta rejestru, 222 faktury, nie wchodzi do kontroli z tego tytułu — i to jest pierwsza liczba, którą trzeba policzyć u siebie, zanim ktokolwiek zacznie wybierać narzędzie. Kontrola na 41 pozycjach i kontrola na 263 to dwa różne procesy i dwa różne koszty.

Dwie uwagi do liczenia progu. Pierwsza: liczy się wartość transakcji, a nie pojedynczej płatności, więc rozbicie zapłaty na trzy przelewy po 6 000 zł nie wyprowadza umowy na 18 000 zł poza próg. Druga: próg dotyczy transakcji z podatnikiem zarejestrowanym jako czynny podatnik VAT. Faktura od podmiotu zwolnionego nie generuje tego obowiązku, ale status kontrahenta też jest danymi z wykazu — i też zmienia się w czasie.

Ile kosztuje jedna zapłata na rachunek spoza wykazu?

Dwie sankcje działają niezależnie od siebie. Po stronie podatku dochodowego kosztu nie uznaje się w tej części, w jakiej płatność poszła na rachunek inny niż zawarty w wykazie — podstawą jest art. 15d ustawy o CIT w tekście jednolitym z Dz.U. 2026 poz. 554 (do którego doszło pięć nowelizacji, więc brzmienie trzeba czytać z aktualizacjami). Po stronie VAT nabywca odpowiada solidarnie całym majątkiem za zaległości dostawcy w części dotyczącej tej transakcji, na podstawie art. 117ba § 1 i § 2 Ordynacji podatkowej w tekście jednolitym z Dz.U. 2026 poz. 622.

Kolumna „paczka” to scenariusz skrajny — wszystkie 41 przelewów na rachunki spoza wykazu, bez jednego zgłoszenia. Realny rozkład jest inny: rachunków spoza wykazu jest w typowym rejestrze kilka, najczęściej po tym, jak dostawca zmienił bank albo wystawił fakturę z rachunkiem oszczędnościowym zamiast rozliczeniowego. Ale skala paczki pokazuje, przy jakiej kwocie ustawia się koszt kontroli. Jeśli jedno przeoczenie waży 9 698 zł, to pół godziny pracy na sprawdzenie 41 rachunków nie jest pozycją, którą warto optymalizować.

Przepis przewiduje też, że podatnik w takiej sytuacji zmniejsza koszty albo — gdy nie ma czego zmniejszać — zwiększa przychody w miesiącu dokonania płatności. To znaczy, że błąd z marca nie czeka na roczne zamknięcie, tylko wchodzi do wyniku miesiąca, w którym poszedł przelew. Czy i jak odzyskuje się koszt po ponownej, prawidłowej zapłacie, to pytanie do rozstrzygnięcia z księgowością na konkretnym stanie faktycznym, bo tu stanowiska się różnią.

Trzy tryby sprawdzenia i dowód, który każdy zostawia

Wykaz daje trzy drogi do tej samej informacji. Różnią się nie dokładnością, a tym, co zostaje w aktach po sprawdzeniu, i tym, co się psuje przy wzrostach wolumenu.

Wybór trybu to nie kwestia wielkości firmy, tylko liczby faktur powyżej progu i tego, czy przelewy wychodzą paczkami w stałych dniach. Przy dwóch paczkach w miesiącu i 41 pozycjach ręczna wyszukiwarka zajmuje — przy 1,5 minuty na rachunek, co da się u siebie zmierzyć stoperem — około godziny na paczkę. Dwie godziny miesięcznie przy ekspozycji liczonej w setkach tysięcy to tani proces, ale tylko wtedy, gdy ktoś te PDF-y gdzieś odkłada. Bez tego firma płaci za pracę i nie kupuje dowodu.

Dlaczego 100 zapytań dziennie wystarcza, a jedno wspólne IP nie?

Limity starszego API są publiczne: 100 zapytań dziennie po maksymalnie 30 podmiotów w metodzie search, 5 000 podmiotów w metodzie check oraz 50 000 zapytań dziennie w API WL2. Przy 41 rachunkach do sprawdzenia nie są one ograniczeniem: w metodzie search to dwa zapytania.

Pułapka jest inna i polega na tym, że limit przypada na adres IP, a nie na firmę. Z jednego biurowego łącza korzysta jednocześnie program księgowy odpytujący wykaz przy każdym wprowadzeniu faktury, arkusz z makrem u kontrolera i dwie osoby w przeglądarce. Po wyczerpaniu limitu dostęp może zostać zablokowany do godziny 0:00, a blokada obejmuje też wyszukiwarkę na stronie wykazu — czyli tryb awaryjny, do którego sięga się wtedy, gdy skrypt przestał odpowiadać. Właśnie w tym momencie przelewy przechodzą bez sprawdzenia.

Stąd dwie decyzje projektowe, obie do podjęcia przed najbliższą paczką: odpytywać raz, w jednym miejscu, zamiast w trzech narzędziach równolegle, oraz traktować brak odpowiedzi jak odpowiedź „NIE”, czyli wstrzymać przelew do ręcznego sprawdzenia. Druga z nich jest nieintuicyjna, bo generuje fałszywe alarmy. Alternatywa generuje przelewy bez kontroli — i to one są droższe.

Rejestr weryfikacji: sześć kolumn, które rozstrzygają spór po roku

Sprawdzenie, którego nikt nie zapisał, nie istnieje. Wykaz pokazuje stan na wybrany dzień i o ten dzień idzie cała gra: wydruk z 3 września nie mówi nic o rachunku w dniu 24 września. Rejestr, który to rozstrzyga, ma sześć kolumn i mieści się w arkuszu obok rejestru zakupu:

• Data zlecenia przelewu — nie data faktury i nie data wprowadzenia do systemu.
• NIP dostawcy — ten z faktury, nie ten z kartoteki.
• Numer rachunku z faktury — pełne 26 znaków, jako tekst, żeby arkusz nie obciął zer.
• Odpowiedź wykazu — TAK, NIE albo „brak odpowiedzi”, z datą, na którą pytano.
• Identyfikator lub klucz — z PDF-u albo z odpowiedzi API; to jedyna pozycja, której nie da się odtworzyć po fakcie.
• ZAW-NR — data złożenia albo „nie dotyczy”.

Rejestr odpowiada na pytanie, czy rachunek był sprawdzony, ale nie na pytanie, kto zwolnił przelew do realizacji. Ta druga informacja siedzi w logu zdarzeń systemu księgowego albo bankowości firmowej i w części narzędzi jest dostępna dopiero w wyższym planie — tak samo jak wymuszenie drugiego składnika logowania i historia pobrań. Warto to sprawdzić, zanim procedura przypisze komuś odpowiedzialność, której system nie potrafi udokumentować.

Do tego jedna formuła kontrolna: liczba wierszy, w których data zlecenia przelewu różni się od daty, na którą pytano o rachunek. Ta liczba powinna wynosić zero. Jeśli wynosi więcej, firma ma sprawdzenia, ale nie ma ich na dzień, który się liczy. Druga kontrola jest tańsza: liczba faktur powyżej 15 000 zł w rejestrze zakupu minus liczba wierszy w rejestrze weryfikacji za ten sam miesiąc. Różnica to lista zapłat, o których nikt nie pytał.

Siedem dni na ZAW-NR liczy się od zlecenia przelewu, nie od wykrycia błędu

Jeżeli przelew już poszedł na rachunek spoza wykazu, sankcji da się uniknąć zawiadomieniem ZAW-NR. Termin to 7 dni od dnia zlecenia przelewu, a nie od dnia, w którym ktoś zauważył problem przy zamknięciu miesiąca; zawiadomienie idzie do urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty, a podstawą jest art. 117ba § 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej. To jest cała odpowiedź na pytanie, dlaczego kontrola płatności nie może być elementem zamknięcia miesiąca: przy przelewie z 3. dnia miesiąca termin mija 10., a zamknięcie wychodzi w piątym dniu roboczym następnego miesiąca, czyli cztery tygodnie po terminie.

Dwa doprecyzowania o praktycznym skutku dla rejestru. Zawiadomienie składa się przy pierwszej zapłacie na dany rachunek, a kolejne przelewy na ten sam rachunek nie wymagają ponownego zgłoszenia — wyjątkiem jest zmiana danych podatnika, przy której, zgodnie ze stanowiskiem resortu finansów z 22 kwietnia 2021 r., zawiadomienie trzeba złożyć ponownie. Dlatego kolumna ZAW-NR w rejestrze ma sens tylko wtedy, gdy obok trzyma się numer rachunku: zgłoszenie dotyczy rachunku, nie dostawcy.

Co ustawić przed najbliższą paczką przelewów

Kolejność prac, licząc od dzisiejszej daty i od terminu 1 grudnia:

• Dziś: policzyć, ile faktur w miesiącu przekracza 15 000 zł. Ta jedna liczba wybiera tryb sprawdzania i nie zmienia się co miesiąc.
• Do najbliższej paczki: ustalić, że brak odpowiedzi z wykazu wstrzymuje przelew. To zmiana w procedurze płatności, nie w narzędziu.
• Przed 1 grudnia: podmienić adres bazowy w każdym miejscu, które odpytuje wykaz — skrypt arkusza, konfiguracja programu księgowego, integracja w banku. Potem jedno sprawdzenie testowe na znanym rachunku i zapis odpowiedzi.
• Co miesiąc, przy zamknięciu: dwie kontrole z rejestru — zero rozbieżności daty i zero faktur powyżej progu bez wiersza weryfikacji.

Decyzja do podjęcia jest jedna i nie dotyczy narzędzia. Dotyczy tego, kto wstrzymuje przelew, gdy wykaz odpowiada „NIE” albo nie odpowiada wcale, i czy ta osoba ma do tego uprawnienie w dniu, w którym paczka wychodzi z banku. Jeśli odpowiedź brzmi „zdecyduje osoba, która akceptuje przelewy, a ona jest tego dnia u klienta”, to żaden adres API tego nie naprawi.