VAT 52 260 zł wychodzi 25 października, a 42 320 zł z tego siedzi w nieopłaconych fakturach

Faktura na 28 000 zł netto za wrześniowy etap projektu ma termin płatności 9 listopada. Podatek od niej, 6 440 zł, wychodzi z konta do 25 października — piętnaście dni przed dniem, w którym klient ma prawo zapłacić, i trzydzieści pięć dni przed datą, w której zapłaci, jeśli spóźni się tyle, ile zwykle.

W prognozie płynności firm usługowych wiersz „VAT” bywa ustawiony jako procent przychodu i wpisany w tydzień spodziewanego wpływu. Urząd liczy ten podatek inaczej: obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi, co stanowi art. 19a ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, a wpłata idzie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten obowiązek powstał (art. 103 ust. 1 tej samej ustawy). Zapłata klienta nie jest w tym równaniu zmienną. Różnica między jedną datą a drugą jest dokładnie tym, co firma finansuje z własnej gotówki.

Dlaczego 42 320 zł podatku wychodzi przed wpływem z faktur?

Przykład liczbowy: firma usługowa na 28 osób, sprzedaż zafakturowana we wrześniu 2026 r. to 268 000 zł netto, czyli 61 640 zł podatku należnego przy stawce 23 proc. Zakupy opłacone w tym samym miesiącu dały 9 380 zł podatku naliczonego. Do wpłaty zostaje 52 260 zł z terminem 25 października.

Na dzień tej wpłaty klienci nie zapłacili jeszcze faktur wrześniowych na 184 000 zł netto, bo mają terminy czterdziestopięciodniowe i listopadowe daty wymagalności. Podatek od tej części sprzedaży to 42 320 zł. Osiemdziesiąt jeden procent kwoty, którą firma wpłaca 25 października, dotyczy pieniędzy, których jeszcze nie dostała.

Dla jednej faktury to 35 dni finansowania 6 440 zł. Dla całego miesiąca sprzedaży — 42 320 zł przez okres, który zależy wyłącznie od dyscypliny płatniczej klientów, a nie od niczego, co firma kontroluje w październiku.

Którą datą prognoza ma ustawiać wiersz VAT?

Datą wykonania usługi, przeniesioną na 25. dzień kolejnego miesiąca. Nie datą wystawienia faktury i nie datą wpływu. Rozbieżność między datą wykonania a datą wystawienia bywa w firmach usługowych kilkudniowa, ale przy etapach zamykanych na przełomie miesiąca przesuwa podatek o pełne cztery tygodnie.

Od 1 kwietnia 2026 r. faktury idą przez Krajowy System e-Faktur, a dla sprzedających powyżej 200 mln zł obowiązek ruszył 1 lutego — resort finansów podaje te dwie daty i wyjątek do 31 grudnia 2026 r. dla faktur poza systemem do 10 tys. zł miesięcznie. Dla prognozy to zmiana na plus: data wystawienia przestaje być umowna, bo fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu przesłania do systemu (art. 106na ust. 1), a termin płatności i data wykonania usługi są polami w ustrukturyzowanym pliku, nie adnotacją w PDF. Komplet tych pól wystarcza, żeby wiersz podatkowy liczył się w arkuszu sam; czy do ich wyciągnięcia trzeba płatnego programu do faktur, czy wystarczy darmowa aplikacja resortu, zależy od tego, ile faktur firma wystawia miesięcznie.

Ile trwa powrót VAT-u z niezapłaconej faktury: 90 dni czy 151?

Podatek od faktury, której klient nie zapłaci, da się odzyskać. Nieściągalność uważa się za uprawdopodobnioną po 90 dniach od terminu płatności (art. 89a ust. 1a), a korektę robi się w rozliczeniu za okres, w którym ten 90. dzień wypadł — pod warunkiem że do dnia złożenia deklaracji za ten okres pieniądze nadal nie wpłynęły (art. 89a ust. 3).

Dla faktury Z-114 z terminem 9 listopada 2026 r. 90. dzień wypada 7 lutego 2027 r. Korekta wchodzi do rozliczenia za luty, a to rozliczenie firma składa i płaci do 25 marca 2027 r. Podatek wpłacony 25 października 2026 r. wraca więc w rachunku 151 dni później, nie 90. Jeśli klient zapłaci po korekcie, podstawę i podatek należny trzeba podnieść z powrotem w okresie wpływu (art. 89a ust. 4).

Dwa warunki ograniczające: wierzyciel musi być zarejestrowany jako podatnik VAT czynny na dzień poprzedzający złożenie deklaracji z korektą, a od końca roku wystawienia faktury nie mogą minąć 3 lata (art. 89a ust. 2 pkt 3 i 5). Gdy nabywcą nie jest czynny podatnik VAT, potrzebne jest dodatkowo prawomocne orzeczenie skierowane do egzekucji, wpis do krajowego rejestru długów albo ogłoszona upadłość konsumencka (art. 89a ust. 2a).

Czy 6,9 mln zł sprzedaży mieści się w limicie 8 517 000 zł?

Firma, która nie chce finansować podatku od niezapłaconych faktur, ma do dyspozycji metodę kasową z art. 21 ustawy o VAT. Obowiązek podatkowy powstaje wtedy z dniem otrzymania całości lub części zapłaty — przy sprzedaży na rzecz czynnego podatnika VAT bez żadnego terminu brzegowego, a przy sprzedaży na rzecz pozostałych podmiotów najpóźniej w 180. dniu od wykonania usługi.

Metoda jest dostępna wyłącznie dla małego podatnika, czyli firmy, której sprzedaż wraz z kwotą podatku nie przekroczyła w poprzednim roku równowartości 2 mln euro, przeliczonej kursem średnim NBP z pierwszego dnia roboczego października i zaokrąglonej do 1000 zł (art. 2 pkt 25). Kurs z tabeli 190/A/NBP/2025 z 1 października 2025 r. to 4,2586 zł, co daje limit 8 517 000 zł na 2026 r. Dla roku 2027 liczy się już kurs 4,3770 zł z tabeli 191/A/NBP/2026, czyli próg 8 754 000 zł. Przy sprzedaży 6,9 mln zł brutto firma z przykładu jest małym podatnikiem w obu latach — ale liczy się sprzedaż z podatkiem, więc do progu podstawia się kwoty brutto, nie przychód z rachunku wyników.

Jedno wykluczenie bywa przeoczone: przez 12 miesięcy od rejestracji jako podatnik VAT czynny deklaracji kwartalnych złożyć nie można (art. 99 ust. 3a pkt 1), a metoda kasowa rozlicza się właśnie kwartalnie (art. 99 ust. 2). Nowa spółka w grupie kapitałowej tej drogi nie ma, choćby mieściła się w limicie.

Ile kosztuje metoda kasowa po stronie zakupów?

Tu liczby mogą wyjść przeciwnie, niż sugeruje korzyść z odroczenia. Przy metodzie kasowej prawo do odliczenia podatku z faktur zakupowych powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres zapłaty (art. 86 ust. 10e). Firma, która pracuje głównie zespołem własnym i ma 9 380 zł podatku naliczonego miesięcznie, traci na tym niewiele. Firma, która 55 proc. kosztów realizacji kupuje u podwykonawców i płaci im po 30 dniach, miała na koniec kwartału 135 000 zł netto nieopłaconych faktur zakupowych, czyli 31 050 zł odliczenia w kolejce.

Rachunek dla drugiej z nich: 42 320 zł podatku, którego nie musi wpłacić od niezapłaconej sprzedaży, minus 31 050 zł odliczenia, którego nie może wziąć od niezapłaconych zakupów. Zostaje 11 270 zł odroczenia zamiast 42 320 zł — przy rezygnacji z elastyczności na 12 miesięcy i kwartalnym wypływie zamiast trzech miesięcznych. To jest wynik, przy którym decyzja idzie w drugą stronę.

Który wiersz dopisuje art. 89b, gdy sami nie zapłacimy w 90 dni?

Rozciąganie terminów podwykonawcom wygląda w prognozie na darmowe finansowanie przez 90 dni. Nie jest. Przy nieuregulowaniu faktury w terminie 90 dni od upływu terminu płatności dłużnik ma obowiązek skorygować odliczoną kwotę podatku w rozliczeniu za okres, w którym ten 90. dzień upłynął (art. 89b ust. 1), chyba że zapłaci najpóźniej w ostatnim dniu tego okresu (art. 89b ust. 1a).

Faktura podwykonawcy na 46 000 zł netto z terminem 20 sierpnia 2026 r. daje 90. dzień 18 listopada. Nieopłacona do końca listopada zabiera 10 580 zł z rozliczenia za ten miesiąc, czyli wypływ do 25 grudnia — w kwocie równej 23 proc. zobowiązania, którego firma właśnie nie zapłaciła. Odliczenie wraca w okresie faktycznej zapłaty (art. 89b ust. 4). W prognozie tygodniowej ten wiersz nie istnieje prawie nigdy, a pojawia się dokładnie w tych tygodniach, w których firmie najbardziej brakuje gotówki.

Arkusz: pięć kolumn i decyzja na ten kwartał

Załącznik do wpisania w arkusz prognozy, osobna zakładka na faktury sprzedażowe i kosztowe:

Kontrola, którą warto postawić nad tabelą: suma kolumny E dla wierszy z dodatnim H, w podziale na miesiące. To kwota podatku, którą firma finansuje z własnych środków w danym miesiącu — ta sama, która w przykładzie wyszła na 42 320 zł. Na zakładce kosztowej kolumna I liczy termin z art. 89b, a J wskazuje miesiąc, w którym korekta odliczenia wejdzie do rachunku.

Lista kontrolna przed decyzją o zawiadomieniu urzędu:

• Sprzedaż brutto za poprzedni rok podstawiona pod próg: 8 517 000 zł dla 2026 r., 8 754 000 zł dla 2027 r.
• Udział sprzedaży na rzecz podmiotów niebędących czynnymi podatnikami VAT — tam działa termin 180 dni, nie data zapłaty.
• Kwota podatku naliczonego z faktur zakupowych nieopłaconych na koniec kwartału, za trzy ostatnie kwartały.
• Saldo: odroczony podatek należny minus odłożone odliczenie. Ujemne lub bliskie zera przy kwartalnym wypływie przemawia za pozostaniem na zasadach ogólnych.
• Data rejestracji jako podatnik VAT czynny — czy minęło 12 miesięcy.
• Jeden wypływ kwartalny zamiast trzech miesięcznych: czy prognoza pokazuje ten tydzień nad zerem.

Zawiadomienie o metodzie kasowej składa się do końca miesiąca poprzedzającego okres, od którego ma obowiązywać (art. 21 ust. 1), więc kwartał rozpoczynający się 1 stycznia 2027 r. wymaga pisma do 31 grudnia 2026 r. Rachunek z listy kontrolnej trzeba zatem zrobić teraz, na danych trzech zamkniętych kwartałów. Jeśli saldo wychodzi dodatnie i firma znosi jeden większy wypływ co kwartał, zawiadomienie ma sens. Jeśli nie — zostaje druga droga, tańsza w obsłudze: skrócenie terminów płatności u klientów o te piętnaście dni, które w przykładzie dzielą wpłatę podatku od terminu wpływu.