Co dziesiąty duży podatnik oddaje po terminie ponad 68 proc. wartości faktur. Jak sprawdzić tego konkretnego?

W zbiorczym zestawieniu sprawozdań o terminach zapłaty za 2025 r. jest 3101 podmiotów. Po zsumowaniu pięciu przedziałów opóźnienia w bloku „świadczenia niespełnione” mediana wychodzi 16,51 proc., górny kwartyl 38,00 proc., a dziewiąty decyl 68,00 proc. wartości, którą te firmy miały zapłacić. Rachunek zrobiono na pliku XLSX „zestawienie zbiorcze sprawozdań za 2025 r. – stan na 26.08.2026 r.”, opublikowanym 27 sierpnia 2026 r. przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii, przez dodanie kolumn z udziałami procentowymi dla przedziałów do 5 dni, 6-30, 31-60, 61-120 i powyżej 120 dni.

Dla firmy usługowej o 10-100 osobach to jedyne darmowe, imienne i liczbowe źródło o tym, jak duży kontrahent traktuje swoich dostawców. Nie opinia z rynku i nie zapewnienie działu zakupów, tylko liczba, którą ten kontrahent podał o sobie pod odpowiedzialnością członka zarządu.

Co jest w zestawieniu za 2025 r., a czego w nim nie ma?

Obowiązek siedzi w art. 13a ust. 1 ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 1790, bez późniejszych nowelizacji). Sprawozdanie za poprzedni rok kalendarzowy składają do 30 kwietnia podmioty z art. 27b ust. 2 pkt 2 ustawy o CIT, czyli ci podatnicy, których indywidualne dane podatkowe Ministerstwo Finansów podaje do publicznej wiadomości po przekroczeniu progu 50 mln euro przychodu. Zbiorcze zestawienie minister właściwy do spraw gospodarki publikuje w BIP corocznie do 31 sierpnia (art. 13a ust. 5) – stąd plik za 2025 r. z końca sierpnia 2026 r.

Zakres jest wąski i trzeba o tym wiedzieć, zanim wyciągnie się z pliku wniosek. Art. 13a ust. 1a wyłącza ze sprawozdania transakcje, których wyłącznymi stronami są podmioty z tej samej grupy kapitałowej, transakcje z działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej oraz świadczenia przedawnione. Pierwsze wyłączenie działa na korzyść czytelnika: rozliczenia wewnątrz grupy, w których terminy są kwestią polityki właściciela, nie rozcieńczają obrazu. To, co zostaje, dotyczy kontrahentów z zewnątrz, a więc także tego miejsca, w którym stanęłaby firma usługowa po podpisaniu kontraktu.

W pliku nie ma ani jednej liczby dni. Nie ma też podziału na dostawców, branże czy wielkość faktury. Każdy podmiot to jeden wiersz z 22 kolumnami liczbowymi i formularzem, który dopuszcza wyłącznie wartości zbiorcze za cały rok. Z jednego wiersza nie da się odczytać, ile dni czekał konkretny dostawca – da się odczytać, jak rozkładał się cały strumień płatności.

Który z dwóch bloków kolumn opisuje twojego klienta jako płatnika?

Zestawienie ma dwa symetryczne bloki i pomylenie ich odwraca wniosek. Art. 13a ust. 4 pkt 4 i 6 opisuje świadczenia nieotrzymane w terminie określonym w umowie, czyli to, czego podmiot sam nie dostał od swoich dłużników. Pkt 5 i 7 opisują świadczenia niespełnione, czyli to, czego podmiot nie zapłacił na czas. Dostawcę interesuje drugi blok – w arkuszu Ministerstwa kolumny od P do Y.

Jaki udział zapłaconej po terminie wartości jest normalny: 16,51 czy 38 proc.?

Bez rozkładu jedna liczba z wiersza kontrahenta nic nie mówi. Poniżej rozkład sumy pięciu udziałów z bloku „niespełnione” na wszystkich 3101 podmiotach z pliku za 2025 r.

Dwa odczyty z tego rozkładu zmieniają sposób rozmowy z klientem. Pierwszy: zero jest anomalią. Tylko 71 podmiotów z 3101, czyli 2,3 proc., wykazało zero we wszystkich pięciu przedziałach bloku „niespełnione”. Zapewnienie „my płacimy w terminie” opisuje więc sytuację, w której statystycznie jest co pięćdziesiąta duża firma. Drugi: 534 podmioty wykazały udział powyżej 50 proc. Jeżeli kontrahent jest w tej grupie, to nie jest kwestia pojedynczej wpadki w dziale finansowym.

Jedno zastrzeżenie do precyzji. Trzydzieści podmiotów podało sumę udziałów powyżej 100 proc., a najwyższa wartość to 252 proc. Mianownikiem według art. 13a ust. 4 pkt 7 jest całkowita wartość świadczeń, do których podmiot był zobowiązany w poprzednim roku kalendarzowym, a art. 13ab każe uwzględniać zmiany wartości w sprawozdaniu za rok, w którym zmieniona kwota jest wymagalna. Przy zaległościach z lat wcześniejszych licznik i mianownik przestają pochodzić z tego samego okresu. Udziały są więc dobrym sygnałem porządkującym, a nie pomiarem z dokładnością, jaką sugeruje art. 13a ust. 4d, nakazujący podawać je do setnych części procentu.

Dlaczego 16,51 proc. nie znaczy, że klient płaci 16 dni później?

Wszystkie przedziały z art. 13a ust. 4 liczy się od terminu określonego w umowie, a nie od dnia wystawienia faktury. Konsekwencja jest praktyczna i mocna: podmiot, który wynegocjował 90 dni i płaci w 90. dniu, trafia w całości do kolumny D jako płacący w terminie. Podmiot z terminem 14-dniowym, który płaci w 17. dniu, trafia do przedziału „nie więcej niż 5 dni”. Dla gotówki w firmie usługowej pierwszy przypadek jest o wiele gorszy, a w zestawieniu wygląda wzorowo.

Z tego wynika jedyna uczciwa procedura: zestawienie mierzy dyscyplinę wobec własnych zobowiązań, a nie długość oczekiwania. Liczbę dni musisz wziąć z projektu umowy, który masz na biurku, i dopiero wtedy złożyć obie informacje. Trzeba przy tym sprawdzić granicę ustawową – art. 7 ust. 2a tej samej ustawy przesądza, że termin zapłaty nie może przekraczać 60 dni od doręczenia faktury, gdy dłużnikiem jest duży przedsiębiorca, a wierzycielem mikro-, mały albo średni przedsiębiorca. Przy terminie ustalonym z naruszeniem tego przepisu odsetki należą się po 60 dniach z mocy ust. 3, a jeżeli umowny termin przekracza 120 dni, ust. 3a daje wierzycielowi prawo odstąpienia od umowy albo jej wypowiedzenia.

Co jest groźniejsze: 38 proc. w przedziale do pięciu dni czy 6 proc. po 120 dniach?

Druga liczba, bez porównania. Rozkład po przedziałach pokazuje, że rynek dzieli się nie na płacących i niepłacących, ale na przewidywalnie spóźnionych i tych, u których pieniądz grzęźnie.

Ogon powyżej 120 dni jest rzadki i dlatego nośny. Kontrahent z 38 proc. skupionymi w przedziałach do 30 dni wymaga przesunięcia założenia o wpływie o kilka tygodni. Kontrahent z 6 proc. w przedziale powyżej 120 dni jest w gronie 76 podmiotów na 3101 i to jest informacja o innym charakterze: część jego zobowiązań nie jest obsługiwana w cyklu operacyjnym. Przy ocenie wiersza nie patrz więc na sumę, tylko na to, gdzie siedzi masa.

Czy klient, któremu sami nie płacą, zapłaci tobie?

Blok „nieotrzymane” wygląda w tym pliku jeszcze gorzej niż blok „niespełnione”: mediana 32,53 proc., górny kwartyl 48,22 proc., dziewiąty decyl 68,55 proc. Te dwie strony są ze sobą powiązane, choć słabiej, niż sugerowałby potoczny obraz łańcucha płatności. Na 3056 podmiotach, u których suma udziałów nie przekracza 100 proc. po żadnej stronie, korelacja Pearsona między blokami wynosi 0,413.

Różnica między skrajnymi grupami jest jednak duża i to ona jest użyteczna. W górnym kwartylu udziału „nieotrzymanych” mediana udziału „niespełnionych” wynosi 30,48 proc., w dolnym kwartylu 5,08 proc. – sześciokrotnie mniej. Kolumny F-O działają więc jako wyprzedzający odczyt kolumn P-Y: podmiot, który sam nie dostaje na czas, z dużo większym prawdopodobieństwem przerzuca to na dostawców. Jeżeli czytasz wiersz klienta, u którego oba bloki są wysokie, to nie jest podwójne potwierdzenie tej samej wady, tylko informacja, że poprawa nie zależy od decyzji jego dyrektora finansowego.

Jak zamienić jedną linię zestawienia w limit ekspozycji i założenie w planie?

Plik ma 3101 wierszy i nie nadaje się do przeglądania. Procedura poniżej daje się powtórzyć raz w roku po publikacji nowego zestawienia, ale tylko wtedy, gdy ma przypisane miejsce w stałym rytmie przeglądów z własną agendą i listą decyzji – sierpień i wrzesień są na to naturalnym oknem, bo wtedy pojawia się nowy plik.

• Z własnego rejestru sprzedaży wyciągnij NIP-y klientów i kandydatów, którzy w planie mają ponad 5 proc. przychodu – lista wychodzi z programu do faktur albo, jeżeli go nie ma, z bezpłatnej aplikacji Ministerstwa Finansów do KSeF. Reszta klientów nie uzasadnia pracy.
• Dopasuj po NIP do kolumny C arkusza. Brak dopasowania nie jest dobrą ani złą informacją – najczęściej znaczy tylko, że podmiot nie przekroczył progu 50 mln euro albo jest spółką z grupy kapitałowej, która składa sprawozdanie pod innym numerem.
• Dla dopasowanych policz dwie liczby: sumę kolumn Q, S, U, W, Y oraz sumę samych W i Y. Pierwsza mówi o skali, druga o ogonie.
• Porównaj z progami z tego tekstu: 16,51 proc. to mediana, 38,00 proc. górny kwartyl, a 3,59 proc. w samych przedziałach powyżej 60 dni to już dziewiąty decyl.
• Dociągnij zeszłoroczne zestawienie z tej samej strony i policz te same dwie liczby na roku 2024. Kierunek zmiany ma większą wartość niż poziom, bo zdejmuje wpływ jednorazowych sporów.
• Dopiero teraz dodaj dane, których w pliku nie ma: termin z projektu umowy, własną historię wpływów od tego klienta i to, czy zapisy o terminie przechodzą test art. 7 ust. 2a.

Wynik wpisz jako dwie wartości do arkusza, a nie jako notatkę. Pierwsza to przesunięcie założonego wpływu w dniach, osobno dla tego klienta. Druga to limit niezafakturowanej i nieopłaconej pracy, jaką wolno mieć u niego w jednym momencie – wyrażony w miesiącach jego średniej faktury, nie w złotych, bo wtedy sam się skaluje razem z kontraktem. Oba pola muszą mieć datę odczytu zestawienia, bo plik zmienia się raz w roku, a art. 13aa dodatkowo nakazuje korektę sprawozdania, gdy choćby jedna pozycja zmieni się o co najmniej 10 proc. wartości.

Dopasowanie kilkuset NIP-ów do 3101 wierszy i powtórzenie tego co roku to robota, której nikt nie chce mieć w kalendarzu. W firmach, które takie kontrole przenoszą na skrypty i agentów, pierwszym realnym problemem nie jest technika, a to, komu przypisać własność powtarzalnych kontroli na danych zewnętrznych i kto odpowiada, gdy kontrola przestanie się wykonywać. Dopóki to nie jest przypisane, procedura wraca do stanu „zrobimy przed podpisaniem”, czyli nie wykonuje się nigdy.

Co trzeba domierzyć u siebie, zanim ta liczba cokolwiek zmieni?

Zestawienie nie rozstrzyga trzech rzeczy, a każda z nich potrafi odwrócić decyzję. Nie wiadomo, czy opóźnienie dotyczyło dostawców takich jak ty, czy kilku dużych rozliczeń inwestycyjnych – jeden wiersz obejmuje cały rok i wszystkie transakcje. Nie wiadomo, jakie terminy ten podmiot narzuca, bo przedziały są liczone od terminu umownego, więc wzorowy wiersz może oznaczać 90 dni wpisane w kontrakt. Nie wiadomo wreszcie, jak sprawozdanie zostało policzone w szczegółach – trzydzieści podmiotów z udziałem powyżej 100 proc. pokazuje, że interpretacja mianownika nie jest jednolita.

Decyzja, która z tego wynika, jest wąska i właśnie dlatego wykonalna. Jeżeli kandydat na dużego klienta ma w bloku „niespełnione” ponad 38 proc. wartości, a w przedziałach powyżej 60 dni ponad 3,59 proc., to przed podpisaniem masz do wyboru trzy ruchy: skrócić termin zapłaty w zapisach kontraktu, podzielić świadczenie na części z harmonogramem, który według art. 7 ust. 2a podlega limitowi 60 dni dla każdej części osobno, albo z góry obniżyć limit pracy wykonywanej u tego klienta bez zapłaty. Jeżeli nie wybierzesz żadnego, kontrakt w planie będzie wyglądał tak samo jak kontrakt z klientem z pierwszego decyla – przy zupełnie innym rozkładzie wpływów.