Oferta wysłana po 9 listopada obsadzi luty, nie styczeń. Jak wyznaczyć datę odcięcia?

Praca, którą zespół wykona w pierwszym tygodniu stycznia, jest sprzedawana teraz. Między wysłaniem oferty a pierwszą rozliczoną godziną leżą dwa odcinki czasu – decyzja klienta i uruchomienie prac – a ich suma wyznacza datę odcięcia: ostatni dzień, w którym oferta jeszcze zdąży wejść w styczniowy grafik. Przy medianie sześciu tygodni na decyzję i dwóch tygodniach na start tą datą jest poniedziałek 9 listopada 2026, a nie koniec grudnia. Oferta wysłana później obsadzi luty, niezależnie od tego, jak wygląda w zestawieniu lejka.

Jak wyznaczyć datę odcięcia dla stycznia: 6 tygodni plus 2?

Oba odcinki mierzy się osobno, bo mają różne przyczyny i różną zmienność:

• Od wysłania oferty do podpisu. Mediana, nie średnia – jedna oferta leżąca pół roku zawyża średnią tak, że przestaje opisywać typowy przypadek. W przykładzie: 6 tygodni.
• Od podpisu do pierwszej przepracowanej godziny. Dostępy, dane wejściowe, zaliczka, kickoff. Ten odcinek bywa niedoszacowany, bo nikt go nie zapisuje. W przykładzie: 2 tygodnie.

Pierwszym dniem roboczym stycznia 2027 jest poniedziałek 4 stycznia. Osiem tygodni wcześniej to poniedziałek 9 listopada 2026. W trzecim tygodniu października na dopchnięcie lejka pod styczeń zostają zatem trzy tygodnie – i to jest cały dostępny czas na wysłanie ofert, nie na ich przygotowanie.

Oba odcinki trzeba policzyć na własnych danych, nie przyjąć z przykładu. Cykl 6 tygodni przy zleceniach za 12 tys. zł i cykl 6 tygodni przy zleceniach za 120 tys. zł to różne firmy; w drugim przypadku dochodzi zwykle rada nadzorcza albo zakupy i odcinek rośnie do kwartału.

Ile godzin stycznia 2027 jest realnie do sprzedania?

Punkt wyjścia jest sztywny i nie zależy od niczyich założeń. Styczeń 2027 ma 31 dni, z czego 1 stycznia wypada w piątek, a 6 stycznia w środę – oba są dniami ustawowo wolnymi na mocy ustawy o dniach wolnych od pracy. Zostaje 19 dni roboczych, czyli 152 godziny wymiaru czasu pracy na osobę, liczone metodą z art. 130 Kodeksu pracy: 21 dni od poniedziałku do piątku po 8 godzin, minus 16 godzin za dwa święta przypadające w dni robocze.

Dalej wchodzą odjęcia, które trzeba podać jawnie, bo każde z nich jest założeniem, nie faktem. Przykład prowadzony w tym tekście: zespół 14 osób, z tego 5 w rolach rozliczanych wobec klienta. Urlopy na styczeń są już zgłoszone – dwie osoby po 5 dni. Na absencję chorobową trzeba zostawić rezerwę, bo zima to nie jest miesiąc, w którym pięć osób przepracuje pełny wymiar: przeciętna długość jednego zaświadczenia lekarskiego z tytułu choroby własnej wyniosła 10,83 dnia w okresie styczeń-wrzesień 2025 według opracowania ZUS o absencji chorobowej, czyli jedno zwolnienie w zespole zabiera około ośmiu dni roboczych.

Udział godzin rozliczanych i stawkę realizowaną da się odczytać tylko z ewidencji czasu. Jeśli zespół jej nie prowadzi, obie liczby są zgadywane, a wybór narzędzia do ewidencji godzin jest krokiem wcześniejszym niż ten rachunek.

Przy stawce realizowanej 180 zł za godzinę luka 251 godzin to 45 180 zł przychodu, którego w styczniu jeszcze nie ma. To jest liczba, którą lejek ma pokryć – nie cały plan roczny, nie prognoza kwartału.

Dlaczego z 240 tys. zł w lejku pod styczeń pracuje 90 tys. zł?

W przykładzie lejek ma 19 pozycji o łącznej wartości 240 tys. zł. Suma wartości lejka jest wskaźnikiem bez terminu, a styczeń ma termin. Oferta, której klient nie rozstrzygnie przed Bożym Narodzeniem, nie obsadzi godzin w styczniu nawet wtedy, gdy zostanie wygrana – zostanie wygrana na luty. Dlatego przed mnożeniem czegokolwiek przez skuteczność lejek trzeba pociąć na trzy koszyki: oferty, które zdążą, oferty, które nie zdążą, i pozycje, które nie są jeszcze ofertą, tylko rozmową.

Po filtrze daty pod styczeń pracuje 90 tys. zł, a nie 240 tys. zł. Przy skuteczności 25 proc. mierzonej na wysłanych ofertach daje to 22,5 tys. zł oczekiwanego przychodu wobec luki 45 180 zł. Pokrycie wychodzi 50 proc. – i to jest cała informacja, po którą warto było liczyć.

Mnożnik pokrycia lejka: skąd wziąć 4, zamiast go przyjąć?

Wymagana wartość ofert przed datą odcięcia to luka w złotych podzielona przez skuteczność. Przy luce 45 180 zł i skuteczności 25 proc. wychodzi 180,7 tys. zł, czyli mnożnik 4. Mnożnik nie jest wyborem ani dobrą praktyką – jest odwrotnością własnej skuteczności i zmienia się razem z nią. Przy skuteczności 40 proc. ten sam styczeń wymaga 113 tys. zł w lejku, przy 15 proc. – 301 tys. zł.

Skuteczność liczy się na dwa sposoby i dają różne wyniki. Licznik i mianownik trzeba zdefiniować raz, zapisać definicję w arkuszu i nie zmieniać jej w trakcie roku:

• Skuteczność na liczbie ofert – wygrane oferty do wszystkich wysłanych w danym okresie. Prosta, ale ignoruje to, że duże zlecenia wygrywa się rzadziej.
• Skuteczność na wartości – wartość wygranych do wartości wszystkich wysłanych. To ta liczba należy do rachunku pokrycia, bo luka jest w złotych, nie w sztukach.
• Mianownik: oferta, nie zapytanie. Jeśli do mianownika wpadają zapytania bez wyceny, skuteczność spada sztucznie i mnożnik rośnie, a lejek wygląda na pusty, kiedy jest pełny.
• Okno pomiaru: minimum 12 miesięcy albo 30 ofert. Na dziesięciu ofertach jedna wygrana przesuwa wskaźnik o 10 punktów i wskaźnik przestaje cokolwiek znaczyć.

W firmie, która wysyła kilka ofert miesięcznie, skuteczności nie da się policzyć sensownie z jednego kwartału. Wtedy uczciwym rozwiązaniem jest podanie przedziału – od 15 do 30 proc. – i policzenie pokrycia dla obu końców, zamiast udawania jednej liczby. Decyzja i tak zwykle wychodzi ta sama na obu końcach albo różnica jest widoczna od razu.

Arkusz na jednej zakładce: siedem kolumn i trzy formuły

Rachunek nie wymaga narzędzia. Wymaga jednej zakładki, którą ktoś odświeża w poniedziałek rano – najlepiej w ramach stałego rytmu przeglądu tygodniowego, bo rejestr bez właściciela i bez terminu rozjeżdża się w trzy tygodnie – i drugiej z wejściami: wymiar czasu pracy miesiąca, liczba osób rozliczanych, urlopy, udział godzin rozliczanych, stawka realizowana, mediana cyklu, mediana czasu do startu, skuteczność na wartości.

Pod tabelą trzy liczby: suma kolumny G, luka w złotych z pierwszej tabeli i pokrycie jako iloraz tych dwóch. Jeśli wypełnienie kolumn C i D wymaga co tydzień ręcznego przeklejania z poczty i CRM, to osobna decyzja z własnym rachunkiem – kto ma to przejąć i czy w ogóle warto, zanim rejestr ma dwa lata historii. Dla firm, które nie mają takiej kompetencji na pokładzie, jedną z dróg jest wdrożenie AI w firmie B2B prowadzone przez kogoś z zewnątrz, ale kolejność jest sztywna: najpierw rejestr wypełniany ręcznie przez kwartał, potem automatyzacja czegoś, co już działa.

Czego ten rachunek nie pokaże?

Pokrycie lejka odpowiada na jedno pytanie – czy w styczniu będzie co robić za pieniądze – i milczy w czterech sprawach, które potrafią wywrócić wynik:

• Miks ról. 251 godzin luki w rolach, których nikt w zespole nie obsadza, to nie luka, tylko podwykonawca albo odmowa. Rachunek liczy godziny jako wymienne, a nie są.
• Gotowość klienta. Podpisana umowa bez dostępów i danych wejściowych nie generuje godzin. Dlatego odcinek od podpisu do startu jest w rachunku osobno.
• Koncentracja. Pokrycie 100 proc. zbudowane z jednej oferty na 180 tys. zł jest gorsze od pokrycia 70 proc. z sześciu ofert. Przy jednej ofercie wynik jest zero-jedynkowy.
• Marża. Lejek można domknąć zleceniem poniżej progu opłacalności. Wtedy godziny się zapełnią, a rok się nie dopnie – i to już jest rachunek rentowności zlecenia, nie rachunek obłożenia.

Co zrobić do 9 listopada, gdy pokrycie wychodzi 50 proc.?

Przy luce 45 180 zł, skuteczności 25 proc. i 90 tys. zł w lejku przed datą odcięcia brakuje 90,7 tys. zł wartości ofert. Przy średniej ofercie 12,6 tys. zł to osiem ofert do wysłania w ciągu trzech tygodni – liczba, którą da się porównać z realną pojemnością osoby, która te oferty przygotowuje. Jeśli ta osoba robi dwie oferty w tygodniu, zadanie jest niewykonalne i trzeba sięgnąć po pozostałe dźwignie:

• Przyspieszyć decyzje w koszyku grudniowym – cztery oferty na 62 tys. zł, gdzie przesunięcie decyzji o dwa tygodnie przenosi start z lutego na styczeń.
• Przesunąć na styczeń pracę już zakontraktowaną, którą grudzień pochłonie przy pełnym obłożeniu – za zgodą klienta, nie jednostronnie.
• Przyjąć jedno zlecenie poniżej docelowej marży, ale powyżej progu, w którym godzina pokrywa koszt stały – z policzonym progiem, nie na wyczucie.
• Odłożyć rekrutację szóstej osoby do marca. Jeden etat w roli rozliczanej to kolejne 152 godziny wymiaru miesięcznie, przy udziale 70 proc. około 106 godzin do sprzedania i 19 tys. zł przychodu – czyli przy skuteczności 25 proc. podniesienie wymaganego lejka o 77 tys. zł, co miesiąc.

Decyzja do podjęcia w tym tygodniu jest jedna: albo osiem ofert wychodzi do 9 listopada, albo styczeń zostaje zaplanowany na 180 zakontraktowanych godzin i reszta zespołu dostaje w tym miesiącu pracę nierozliczaną – z zapisaną datą, kiedy to sprawdzisz. Trzeci wariant, w którym luka zniknie sama, nie wystąpił w żadnym arkuszu.