Podwykonawca po 110 zł za godzinę zamyka temat zatrudnienia. Po 180 zł otwiera go przy 1 000 godzin

Ten sam zespół, to samo zapotrzebowanie i dwie przeciwne decyzje — rozstrzyga je cena godziny kupowanej u podwykonawcy. Przy 110 zł za godzinę zatrudnienie nie ma uzasadnienia kosztowego przy żadnym wolumenie. Przy 180 zł wystarczy tysiąc godzin rocznie, żeby etat był tańszy. Próg wyznacza jedno dzielenie, a psują go dwa odruchy: porównywanie stawek za godzinę i branie średniego miesiąca zamiast najsłabszego.

Firma z przykładu poniżej kupiła w zeszłym roku 1 760 godzin po 150 zł, czyli wydała 264 tys. zł. Jej próg wypada przy 1 200 godzinach, więc rachunek wskazuje na etat. Rachunek to jednak pierwszy z czterech warunków, a nie decyzja.

Przy jakiej stawce zakupu etat nie wygra nigdy?

Próg to roczny pełny koszt etatu podzielony przez stawkę zakupu godziny u podwykonawcy. Dla etatu o pełnym koszcie pracodawcy 15 000 zł miesięcznie, czyli 180 000 zł rocznie, i stawki 150 zł wychodzi 1 200 godzin rocznie. Powyżej tego zapotrzebowania tańszy jest etat, poniżej — wynajem.

Ten próg obowiązuje tylko pod warunkiem, że jest niższy od liczby godzin, którą jedna osoba realnie zdąży sprzedać w roku. W tej firmie zdolność sprzedawalna jednego etatu to 1 577 godzin — liczba z własnej ewidencji czasu, po urlopie, absencji i czasie wewnętrznym, wyznaczana tak samo jak przy planowaniu budżetu od zdolności zespołu. Próg 1 200 godzin mieści się w niej z zapasem 377 godzin.

Komórki opisane jako poza zasięgiem to te, w których próg przewyższa 1 577 godzin. Wniosek z nich jest nieintuicyjny: tani podwykonawca blokuje zatrudnienie skuteczniej niż niskie zapotrzebowanie. Przy stawce 110 zł etat kosztujący 180 000 zł rocznie wymagałby 1 636 sprzedanych godzin, czyli więcej, niż jedna osoba ma do dyspozycji. Firma kupująca godziny po 110 zł nie ma dylematu — ma rozstrzygnięcie, i jest nim wynajem. Temat wraca, gdy stawka zakupu rośnie albo gdy koszt etatu spada, na przykład przy niepełnym wymiarze.

Stawkę zakupu liczy się ważoną wolumenem i osobno dla każdej kompetencji. Jeśli programista kosztuje 180 zł, a grafik 110 zł, to są dwie różne decyzje i dwa różne progi, a ich średnia nie opisuje żadnej z nich.

Czym różni się godzina własna od kupionej, jeśli obie kosztują 150 zł?

Godzina u podwykonawcy jest kupowana wtedy, gdy jest sprzedana. Faktura obejmuje dokładnie godziny wykonane i nie obejmuje urlopu, zwolnienia lekarskiego, szkolenia ani tygodnia bez zleceń. Godzina własna jest opłacana co miesiąc, niezależnie od tego, czy znalazł się na nią klient.

Skalę tej różnicy da się odczytać ze statystyki publicznej. Koszt pracy na 1 godzinę opłaconą wyniósł w 2024 r. w Polsce 66,34 zł, a na 1 godzinę przepracowaną 76,82 zł (GUS, Koszty pracy w 2024 r.), czyli godzina faktycznie przepracowana jest o 15,8 proc. droższa od opłaconej, a 13,6 proc. czasu opłaconego nie jest przepracowane. W sekcji Informacja i komunikacja obie wartości były wyższe — 100,22 zł i 114,91 zł — a odstęp między nimi podobny. Dochodzi do tego absencja: w 2025 r. ZUS zarejestrował 27,5 mln zaświadczeń lekarskich dających 290,5 mln dni absencji, przy przeciętnej długości zaświadczenia 11 dni i statystycznie co drugim ubezpieczonym, który je otrzymał (ZUS, dane o zwolnieniach lekarskich za 2025 r.). Po stronie podwykonawcy żadna z tych pozycji nie trafia na fakturę.

Dlatego porównanie w stylu „marża na godzinie własnej jest dwa razy wyższa niż na godzinie kupionej” nie jest argumentem w tej decyzji. Pierwsza liczba obowiązuje tylko wtedy, gdy godzina została sprzedana; druga obowiązuje zawsze, bo godzina niesprzedana nie została kupiona. Porównywać trzeba roczny koszt zdolności z rocznym kosztem wynajmu przy realnym zapotrzebowaniu, nie dwie marże jednostkowe.

Którą liczbę zapotrzebowania wstawić: podłogę 1 080 h czy medianę 1 740 h?

Suma roczna ukrywa zmienność, a decyzja o zatrudnieniu jest decyzją o najsłabszym miesiącu, nie o przeciętnym. Te same 1 760 godzin w rozbiciu na miesiące:

Trzy odczyty tego samego szeregu prowadzą do trzech różnych decyzji. Podłoga, czyli najsłabszy miesiąc, to 90 godzin — w ujęciu rocznym 1 080 godzin, poniżej progu 1 200. Mediana to 145 godzin miesięcznie, czyli 1 740 godzin rocznie, wyraźnie powyżej progu. Szczyt to 210 godzin, których jeden etat i tak nie obsłuży.

Etat opłacony z podłogi jest bezpieczny, bo podłoga to wolumen, który firma miała w najgorszym miesiącu roku. Etat opłacony z mediany wymaga, żeby popyt się utrzymał — a jeśli spadnie do podłogi na trzy miesiące, firma płaci pełną stawkę za 90 sprzedanych godzin miesięcznie. W tym szeregu podłoga nie dociąga do progu pełnego etatu, ale dociąga do progu etatu w wymiarze 0,8: koszt 144 000 zł rocznie daje próg 960 godzin, a podłoga wynosi 1 080. Zdolność sprzedawalna takiej osoby to 1 262 godziny, więc mieszczą się i próg, i podłoga, a szczyt zostaje kupiony z zewnątrz.

Stąd reguła, która wychodzi z tego rachunku bez wyjątków: zatrudniać przeciw podłodze, wynajmować szczyt. Każda godzina zatrudniona powyżej podłogi jest zakładem o utrzymanie popytu, nie oszczędnością.

Ile kosztuje rabat za gwarantowany wolumen?

Podwykonawca, któremu firma zagwarantuje 1 000 godzin rocznie, zwykle schodzi ze stawki. Przy obniżce z 150 zł do 132 zł firma płaci za ten wolumen 132 000 zł zamiast 150 000 zł, czyli oszczędza 18 000 zł. Cena tej oszczędności jest widoczna tylko w progu: przy stawce 132 zł wynosi on 1 364 godziny, czyli o 164 więcej niż przed rabatem.

Innymi słowy rabat za gwarantowany wolumen odsuwa moment, w którym zatrudnienie staje się tańsze, i przy podłodze 1 080 godzin zamyka temat etatu na kolejny rok. To nie jest argument przeciw negocjacji — to warunek, który trzeba do niej dopisać: gwarancja wolumenu na rok jest do przyjęcia, gwarancja na trzy lata kupuje rabat za cenę decyzji o zespole.

Ile kosztuje wyjście z decyzji, jeśli okres wypowiedzenia to trzy miesiące?

Wynajem kończy się z końcem zlecenia, etat — po okresie wypowiedzenia, który wynosi 2 tygodnie przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc przy co najmniej 6 miesiącach i 3 miesiące przy co najmniej 3 latach (art. 36 § 1 Kodeksu pracy, Dz.U. 2026 poz. 1245). Dla etatu za 15 000 zł miesięcznie koszt wyjścia rośnie od 7 500 zł w pierwszym półroczu do 45 000 zł po trzech latach, niezależnie od tego, ile w tym czasie jest pracy.

Ta asymetria porządkuje kolejność działań. Pierwszy rok jest tani do odwrócenia, trzeci nie jest, a zapotrzebowanie sprzed trzech lat nie mówi nic o dzisiejszym. Dlatego próg przelicza się przy każdym przedłużeniu umowy i porównuje z podłogą z ostatnich dwunastu miesięcy, nie z sumą narastającą od początku współpracy.

Jak liczyć obłożenie, gdy część prac idzie na zewnątrz?

Wynajęta zdolność psuje wskaźnik obłożenia w jeden konkretny sposób: godziny podwykonawców wchodzą do licznika jako sprzedane, a do mianownika nie, bo firma nie opłaca ich jako etatów. Wskaźnik rośnie, choć zdolność własna została wykorzystana tak samo. W skrajnym przypadku firma raportuje obłożenie powyżej 100 proc., mając w zespole wolne godziny.

Rozwiązaniem są dwie liczby zamiast jednej. Pierwsza to obłożenie zdolności własnej: godziny własne sprzedane podzielone przez godziny własne opłacone, bez godzin kupionych po obu stronach ułamka — i jej mianownik ustala się raz i nie zmienia. Druga to udział wynajętej zdolności w godzinach sprzedanych ogółem. Pierwsza mówi, czy zespół zarabia na siebie. Druga mówi, jaka część przychodu stoi na zdolności, której firma nie kontroluje, i jest miarą ryzyka operacyjnego, nie rentowności.

Co policzyć przed najbliższą rozmową o zatrudnieniu

• Godziny kupione u podwykonawców w podziale na miesiące, z ostatnich dwunastu. Nie suma roczna, nie średnia.
• Stawka zakupu ważona wolumenem, osobno dla każdej kompetencji.
• Pełny koszt pracodawcy dla rozważanego stanowiska, z narzutami, nie wynagrodzenie brutto.
• Próg jako iloraz dwóch poprzednich liczb, zestawiony z podłogą zapotrzebowania oraz ze zdolnością sprzedawalną jednego etatu.
• Koszt wyjścia przy okresie wypowiedzenia, który będzie obowiązywał po roku i po trzech latach.

Decyzja ma trzy wyjścia i żadne z nich nie brzmi „zatrudnimy i się zobaczy”. Pierwsze: podłoga przekracza próg, więc etat w wymiarze pokrywającym podłogę, a szczyt dalej z zewnątrz. Drugie: podłoga jest poniżej progu, więc wynajem zostaje, a do renegocjacji idzie stawka zakupu — ze świadomością, że rabat podnosi próg i odkłada decyzję. Trzecie: próg wypada powyżej zdolności sprzedawalnej, co znaczy, że przy tej stawce zakupu zatrudnienie nie ma uzasadnienia kosztowego, a rozmowa dotyczy czegoś innego niż koszt — dostępności kompetencji albo kontroli nad terminami. Te dwie rzeczy też mają cenę, tylko trzeba ją wyliczyć osobno i nazwać wprost, zamiast podpierać wnioskiem z tego rachunku.